觀察

一次只做一件事,工作輕鬆且有效率

如果高效能管理者真的有任何「祕訣」的話,那麼祕訣就在於「專注」。高效能管理者都先做最重要的事,而且一次只專心做一件事,所有能完成眾多艱難任務的強人,成功的「祕訣」都在於此,他們一次只專心做一件事,到頭來他們花的時間比我們都少。

許多人雖然更努力工作,卻一事無成,原因是他們一開始就低估了每一項工作需要花的時間,總以為每一件事都會順利進行。然而每一位管理者都知道,沒有一件事會乖乖照計畫進行,總是會發生很多意料之外的事情,因此高效能管理者都懂得衡量實際需要的時間後,再多預留一點時間。

其次,一般管理者都希望加快速度、拚命趕工,結果反而更加落後。高效能管理者不會拚命趕工,他們設定輕鬆的步調,但持續穩定前進。

不要重的事押後做,但別用壓力來定順序。

高效能管理者知道需要完成的工作很多,而且所有的工作都需要有效完成,因此他們會將自己的時間、精力,以及組織的時間和精力,一次只集中投入在一件事情上,而且總是先做最重要的事。

明天需要做的事和達到的成果總是遠多於我們能夠投入的時間;明天的機會也總是遠多於現有幹才所能承擔,更遑論不斷出現的問題和危機了。因此管理者必須決定哪些事情比較重要,哪些事情比較次要。唯一的問題是怎麼做決定──是由管理者來決定,還是由壓力來決定。

如果依照壓力大小來做決定,可以想見,許多重要事務勢必被犧牲,通常在這種情況下,沒時間完成任何最耗時的工作──將決策切實轉換為行動。任何任務都必須在融入組織行動和行為中之後,才算真正完成。換句話說,必須等到其他人把這件事視為己任,或接受改變的必要性,把新做法變成自己日常工作的一部分,這件事才算真正完成。如果只因為沒有時間,就輕忽了這樣做的重要性,那麼之前所投入的一切心力等於白費了。

依照壓力大小來決定優先順序,還會產生另外一個可以預見的結果──經營團隊總是無法善盡其責,因為高階經營團隊的任務並非解決昨日的危機,而是為明日開創新局,但這件事永遠可以慢一點再做。

壓力下的決策總是著眼於內部問題甚於外界狀況,重視已經發生的過去甚於未知的未來,聚焦於危機處理甚於開創新機。

如何「挑出次要事情」,考驗管理者智慧。

大多數管理者都知道,任何事情一旦延後處理,事實上就等於不處理。許多人都認為,最棘手的事情莫過於沒有在一開始就把事情處理好,而拖延到最後才處理,因為這時候幾乎注定早已錯失最佳處理時機,任何努力要成功的話,時機幾乎是最重要的因素。5年前稱得上是洞燭機先的聰明舉動,如果等到5年後才展開,幾乎注定會失敗。

當管理者延後某項計畫時,其實就幾乎等於宣告放棄,因此許多管理者不願把任何計畫押後。他們雖然明知某項計畫並非首要之務,但又不願冒延後處理的風險,因為他們的輕忽可能造就對手的勝利,沒有人能保證,政治人物或政府官員決定延後處理的政策,不會釀成危險而熱門的政治議題。

決定「何者要押後」從來都不討喜,每個押後處理的事項都是某人心目中的首要之務。列出「優先處理」的清單,然後面面俱到地每件事都蜻蜓點水般一次做一點點,顯然要輕鬆多了,如此一來,每個人都皆大歡喜,當然最大的缺點是最後會一事無成。

關於如何釐清優先順序,可以談的事情很多,但真正重要的不是明智的分析,而是有沒有勇氣:

  • 選擇未來,而不是過去;
  • 著眼於機會,而不是問題;
  • 選擇自己的方向,而不是隨波逐流;
  • 拉高企圖,把目標放在能帶來改變的事情上,而不是很容易達到的「安穩」目標。

高效能的管理者只專心致力於當前正在做的事情上,然後他會評估當前情勢,選擇下一步該做什麼。也就是說,管理者要成為時間和局勢的主人,而非被時間和局勢所奴役,唯一的希望就在於「專注」──有勇氣決定什麼是真正重要、應該先做的事情,並據以安排時間,掌握局勢。(摘錄自《杜拉克談高效能的5個習慣(暢銷新裝版)》

作者:彼得.杜拉克
出版:遠流
簡介:效率是「把事情做對」,效能是「做對的事情」,高效率只是「快」,高效能是「又快又好」。過去的工作型態著重於讓勞力工作者發揮效率,而今已為知識型組織的社會,人人不只是勞力工作者,更是知識工作者。管理學大師杜拉克認為,知識工作者不單要「把事情做對」,更需具備「做對的事」。

Image by Ben Kerckx from Pixabay

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