很多上班族工作時都有一張自己的待辦清單，一張有效的待辦清單，能確保你在正確的時間，進行正確的任務，讓你更輕鬆按時完成重要的工作。它可以減輕你的壓力，幫助你在執行任務過程中，集中注意力。
理想情況下，你應該能在每天結束時，劃掉待辦清單上的每個事項。如果你難以達成這件事，可能是犯了以下幾個錯誤之一。
原因1：你誤解了待辦清單的目標
為什麼要建立待辦清單？你希望利用它來達成哪些事？多數人的回答是「完成工作任務」，但這並不應是設計待辦清單的目標。待辦清單的主要目標是，幫助你管理任務與專案，並突顯出重要的事情。你可以把所有事項都寫下來，如此一來，就能夠整體性的看清楚最主要的優先事項，根據任務何時需要完成來管理任務，並據此規劃你的一天。
大部分的人誤解了待辦清單的功能。他們認為，這個工具應該幫助他們完成自己認為值得關注的每項任務。其實不然，一個可靠的待辦清單的功能是，把你的注意力集中在正確的工作上，防止你被比較不急迫的事項干擾。
原因2：你忽略了截止日期
沒有截止日期的待辦清單，就是一個願望清單，很可能讓人不會有所作為。思考一下：如果信用卡帳單沒有繳款截止日期，你會多快支付你的信用卡帳單？當建立待辦清單，而沒有為每項任務設定截止日期時，就會出現同樣的結果。沒有截止日期，就沒有動力去做事。沒有動力，就什麼事也無法完成。這就是許多待辦清單失控的原因，任務沒有進行而越拖越久。
原因3：你的清單太長了
似乎永遠不會結束的每日任務清單，包含幾十個事項，這種清單在許多方面會適得其反。
第一，這種清單會分散注意力，過多選項會讓你注意力從最重要的工作上轉移；第二，這種清單不切實際，清單太長最終會變成無法管理的狀態；第三，這種清單令人沮喪，你每天都會意識到，自己沒有完成當天的任務；第四，這種清單會助長拖延行為，當你每天都沒有完成待辦事項，腦袋就會被訓練成接受這個結果，久而久之，就會失去即時完成任務的動力。
如果你只有4個小時的時間可供支配，務必確保待辦清單上的事項，能夠在4小時的時限內完成，否則就會面臨失敗的結果。
原因4：你的清單存在太多變異性
優先順序高的任務，卻被列在優先順序低的任務旁，被無限期放置，你可能還會發現很多不相關的事項。換句話說，各種任務之間沒有關聯，清單內容的變異性太大了。
這種作法會產生嚴重後果，面對一長串的選擇，很可能會優柔寡斷而無所作為，或者可能會引發你從事低價值活動，像是瀏覽臉書。其次，你需要花更長的時間來完成任務。無論你是猶豫不決或是查看臉書，藉此逃避在許多選項之間做出選擇，到頭來都會浪費寶貴的時間。
原因5：你給自己太多選擇了
我們早上醒來都帶著有限的認知資源（cognitive resources）存量，做決定時，這個存量會在一天當中很快的被用完。所有簡單與複雜的決定，都需要付出代價。
這就是為什麼早上很容易在多種選項中，做出選擇的原因——舉例來說，早餐應該吃鬆餅、雞蛋或是麥片？然而，在一天結束時，即使是最簡單的選擇，也可能顯得很困難。像是你應該去健身房、看電視，還是和你的伴侶進行有意義的談話？因為你已經累了， 在這種狀態下你無法做出好決策，換言之，你的認知資源已經耗盡。
擁有太多選擇，會迫使你做一些不必要的決策，你會花費寶貴的時間去查看電子郵件、瀏覽臉書，只為了回避決定該做什麼事。後果可想而知，你的待辦事項與重要的事都沒有完成。
原因6：你沒有為每項任務加上情境
大多數待辦清單的最大缺點之一，就是缺少了每項任務的情境。被寫在清單上的事項，沒有任何相關說明，例如完成它們需的時間、優先順序，以及在實現特定目標上扮演什麼角色。沒有這些情境說明，很難知道哪些任務值得你當前的關注。
舉例來說，假設你的待辦清單上包含「打電話給我的會計師」，這項任務沒有提供相關的優先順序資訊，那麼你應該今天打電話，還是下週再打？這通電話只需要幾分鐘時間，還是需要一個小時呢？另外，也沒有提供任何這通電話目的的相關細節，你是要向會計師詢問潛在的沖銷問題，還是想探討創立空殼公司的利弊？
你建立一個沒有情境的工作清單，會讓自己面對難以選擇的選項，但最後待辦清單上記錄越來越多沒有解決與沒有完成的事情。（摘錄自《一流工作者都在用的待辦清單：省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式》）
作者：戴蒙．札哈里斯
出版社：樂金文化
簡介：你列了待辦清單，卻還是發現事情做不完？你在清單上列了一長串工作，卻感到手足無措，不知從何下手？只要學會「正確使用」待辦清單，可以減輕你的壓力、消除你的挫折，幫助你在執行任務的過程中，集中注意力和避免干擾。書中將一步步引導你打造出能提高效率，且輕易執行的專屬待辦清單。
Image by Gerd Altmann from Pixabay
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