觀察

只看關鍵的重要指標!數據讓解決問題更有效率

亞馬遜認為「數值勝於一切」。單靠語言文字不僅很花時間,也很難弄清楚情況是好或是壞?順利或延遲?此刻對自己來說是不是理想狀態?在必須瞬間做出判斷,迅速採取下一步行動的環境中,靠數值以外的訊息,無論如何就是會耗費太多時間。所以提高效率的方法,就是不仰賴數值以外的訊息。

在我進入日本亞馬遜工作的二○○○年時,日本亞馬遜即已建立完善的指標。但即使是亞馬遜總公司,恐怕在一九九五年創業當時也沒有建立指標,而以數值替代。

亞馬遜怎麼檢視指標?

那麼,亞馬遜究竟看哪些數值呢?

每個部門不同,以我待最久的營運部門來說,只看「安全」、「品質」、「生產力」這三項數值。單從「看數值」一詞想像,很容易被誤以為任何事都要先數值化再做查核,但其實是要先思考「對自己的工作來說,會成為關鍵的重要指標是什麼?」然後只檢視那項指標的數值。

首先,關於「安全」方面,在日本會被認定為職業災害、必須接受醫師治療的重大意外事故,亞馬遜稱之為「可記錄事件」(Recordable Incident),其標準是根據國際聯盟針對勞動安全衛生的風險和對策所制定的「職業健康和安全管理系統」(OHSAS, Occupational Health and Safety Assessment Series)訂立,目的在於釐清責任歸屬,計算出「可記錄事件」發生的頻率,經常檢查。

只要是人做事,基本上不可能完全不受傷,但如果超過一定的標準,就需要立刻採取對策,時時警戒著是否達到「異常值」。

接下來,談「品質」。營運部門認為品質分為「出貨的品質」和「庫存的品質」兩種。

「出貨的品質」方面,會先將出貨後的商品發生什麼問題進行分類再來理解,統稱「有問題」,但其實有各種情況,如「送錯商品」、「遺漏商品」、「商品受損」等,應當採取的措施也不同。將這些問題確實數值化,確認問題發生的狀況。

「庫存的品質」方面,「Amazon.co.jp」網站上經常會顯示庫存數量,要時時檢查庫存是否控制在適當的數量,以免發生缺貨或庫存太少的狀況。

最後,是「生產力」。進出貨數量是掌握營運部門生產力的關鍵數值,因此這部分純粹只看「每單位時間能出多少貨」,或是「能進多少貨」。

公司的健康狀態也數值化

我想,把「公司」想成「人體」、「指標(數值)」想成「利用心電圖、腦波儀或血壓計測量得知的數值」,應該就很容易理解,要掌握公司的健康狀態就不能不測量並觀察一些重要的數值,而且有必要建立一旦健康狀態惡化便會立刻通知「有危險」的機制。

舉個例子,這個例子會有點血淋淋的感覺。請各位想像一下緊急手術室的情景,當患者體力衰退,心電圖的波形轉弱,心跳數降到一定的數值以下時,警示鈴就會響起,對吧?正因藉由數值將身體狀況「可視化」,醫師才會立刻採取必要的措施。

實際上,亞馬遜一直有查看指標的數值即等於「診斷公司健康情況」的認知,在高速變動的狀況中,若沒有事先看出一些重要數值的細微變化,有時很可能會錯失補救的時機。

1小時做完1天工作問自己「我的工作中握有重要關鍵的數值為何?」、「是否有用以掌握那數值的機制?」

摘錄自《1小時做完1天工作,亞馬遜怎麼辦到的?

作者: 佐藤將之
出版社:采實文化
簡介:
作者曾任職於SEGA Enterprises;2000年7月進入日本亞馬遜,成為創始成員之一。歷經供應鏈和書籍採購部門後,2005年起轉任營運部門的經理,為全日本最大物流網路的發展做出貢獻。2016年離開亞馬遜。目前活用其在日本亞馬遜工作的經驗,以經營顧問身分協助企業成長。

Photo by Erda Estremera on Unsplash

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